KİŞİSEL VERİ SAKLAMA ve İMHA POLİTİKASI
UNVAN/GÖREV | İLGİLİ BİRİM | GÖREV |
Yönetim Kurulu Başkanı / Genel Müdür | Yönetim | Şirket çalışanlarının politikaya uygun hareket etmesinden sorumludur. |
İnsan Kaynakları Müdürü | İnsan Kaynakları | Politikanın hazırlanması, takibi ve güncellenmesinden sorumludur. Fiziksel ortamda yer alan kişisel verilerin imha sürecinin yönetilmesinden sorumludur. |
İnsan Kaynakları Sorumlusu | İnsan Kaynakları | İnsan Kaynakları Müdürü’nün denetiminde politika ile ilgili işlemleri yürütür. |
Bilgi İşlem Sorumlusu | Bilgi İşlem | Politikanın uygulanmasında ihtiyaç duyulan teknik tedbirlerin alınmasından sorumludur. Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerin imha süreçlerini yönetir. |
Çalışanlar | Tüm Birimler | Görevlerine uygun olarak Politikanın yürütülmesinden sorumludur. |
ELEKTRONİK ORTAMLAR | FİZİKSEL ORTAMLAR |
Yerel Bilgisayarlar Yazılımlar (Muhasebe/İnsan Kaynakları Online Programlar, VERBIS, e-Fatura Programı) Mobil Cihazlar (Cep Telefonu, Tablet vs.) Optik Diskler (CD, DVD) Taşınabilir Bellekler (USB Sürücü vb.) Fotokopi Cihazı, Yazıcı, Tarayıcı |
Kâğıt (Kapaklı Dosyalar) Birim Dolapları Arşiv Yazılı, Basılı, Görsel Ortamlar |
KAYIT ORTAMI | AÇIKLAMALAR |
Yerel Bilgisayarlar | Saklama süresi sona eren kişisel verilere, sistem yöneticisi tarafından dosya veya dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır. |
Yazılımlar (Muhasebe/İnsan Kaynakları Online Programlar, VERBIS, e-Fatura Programı) | Saklama süresi sona eren kişisel verilere, sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır. |
Taşınabilir Bellekler (USB Sürücü vb.) | Taşınabilir saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, taşınabilir belleğin geri getirilemez şekilde biçimlendirilmesi ile silme işlemi yapılır. |
Fiziksel Ortamdaki Kişisel Veriler | Saklama süresi sona eren kişisel veriler, arşivden sorumlu yönetici dışında erişilemez hale getirilir; kâğıt ortamında bulunan verilerin üzeri karartılarak, kısmen ya da tamamen kapatılarak silme işlemi yapılır. |
KAYIT ORTAMI | AÇIKLAMALAR |
Fiziksel Ortamdaki Kişisel Veriler | Saklama süresi sona eren kişisel veriler, kâğıt öğütücü cihazlarda geri döndürülmeyecek şekilde yok edilir. |
Optik Diskler (CD, DVD) | Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. |
SÜREÇ | SAKLAMA SÜRESİ | İMHA SÜRESİ |
Kurumsal İletişim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası | Faaliyetin sona ermesini takiben 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Sözleşmelerin Hazırlanması | İş ilişkisinin sona ermesinden sonra 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Personel ile İlgili Mahkeme/İcra Bilgi Taleplerinin Cevaplanması | İş ilişkisinin sona ermesinden sonra 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
İş Sağlığı ve Güvenliği Uygulamaları | İş ilişkisinin sona ermesinden sonra 15 yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
İnsan Kaynakları Süreçlerinin Yürütülmesi | İş ilişkisinin sona ermesinden sonra 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Donanım ve Yazılıma Erişim Süreçlerinin Yürütülmesi | Hukuki ilişki süresince | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Kamera Kayıtları | 1 Ay | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Müşteri İşlem – Fatura Bilgileri | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
Sağlık Hizmeti Sunumu | Hukuki ilişki süresince + 15 Yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |
3. Kişi Hizmet İlişkisi Kayıtları | Hukuki ilişki süresince + 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde |